YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV TANIMI:

Elazığ İl Özel İdaresi’nin  Yazı İşleri Müdürlüğüne ilişkin görevlerinin planlanması yürütülmesi koordine edilmesi ve denetlenmesinden sorumlu birimdir.

GÖREVLERİ:

• İl Genel Meclis Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek

• İl Genel Meclisi, Meclis Komisyonlarına ait raportörlük hizmetlerini yürütmek

• Meclis Toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak

• Meclis toplanma duyurularının ilgililere ulaştırılmasını sağlamak

• Toplantı gündem ve eklerini divana düzenli bir şekilde sunmak

• Meclis Başkanlığınca Komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek

• Komisyonlarca yazılacak raporları düzenlemek ve kaydını yapmak

• Rapor ve eklerinin çoğaltılmasını sağlamak

• Raporları Meclis Üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtımını yapmak

• Meclis oturumlarının ses ve görüntü kayıt cihazları ile kaydını yapıp zabıta geçirilmesini sağlamak

• Zabıtlara uygun olarak Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek meclis kâtip başkanına imzalattırılmasını sağlamak

• Meclis Kararlarını Valiliğe süresi içinde sunmak ve takip etmek

• Meclis Kararlarını usulüne uygun olarak ilan edilmesini temin etmek ve Meclis Üyelerine duyurulmasını sağlamak

• Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek ve mevzuatın uygulanmasını sağlamak

• Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerini düzenli bir şekilde tutmak

• İl Encümen Üyelerinin kayıt işlemlerini tutmak

• Encümene ait raportörlük hizmetlerini yürütmek

• Encümen toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak

• Encümen Başkanının gözetimi doğrultusunda Encümen Gündemini hazırlamak

• Hazırlanan gündemi Encümen Üyelerine dağıtmak

• Encümene görüşülmek üzere gönderilen ancak usul ve esas yönünden eksik belgeleri gerçekleri ile birlikte ilgili birimlere geri göndermek

• Tamamlanan evrakları Encümen Gündemine alınmasını sağlamak

• Encümen Toplantıları konusunda ilgilileri haberdar etmek ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak

• Encümende alınan kararları varsa muhalefet şerhleri ile beraber Encümen Karar Defterine kayıt etmek ve üyelerin imzalamasını sağlamak

• Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak

• Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak

• Encümen gündemini üyelere bir gün önceden tebliğ etmek

• Benzeri konularda mevzuat doğrultusunda verilecek, diğer görevleri yapmak veya yaptırmak

• Bimer müracaatlarını cevaplamak

• Dilek ve şikâyet kutusuna gelen talepleri raporlamak