YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

 GÖREV TANIMI:

 Elazığ İl Özel İdaresi’nin  Yazı İşleri Müdürlüğüne ilişkin görevlerinin planlanması yürütülmesi koordine edilmesi ve denetlenmesinden sorumlu birimdir.

GÖREVLERİ:

1. İl Genel Meclis Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek
2. İl Genel Meclisi, Meclis Komisyonlarına ait raportörlük hizmetlerini yürütmek
3. Meclis Toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak
4. Meclis toplanma duyurularının ilgililere ulaştırılmasını sağlamak
5. Toplantı gündem ve eklerini divana düzenli bir şekilde sunmak
6. Meclis Başkanlığınca Komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek
7. Komisyonlarca yazılacak raporları düzenlemek ve kaydını yapmak
8. Rapor ve eklerinin çoğaltılmasını sağlamak
9. Raporları Meclis Üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtımını yapmak
10. Meclis oturumlarının ses ve görüntü kayıt cihazları ile kaydını yapıp zabıta geçirilmesini sağlamak
11. •Zabıtlara uygun olarak Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek meclis kâtip başkanına imzalattırılmasını sağlamak
12. Meclis Kararlarını Valiliğe süresi içinde sunmak ve takip etmek
13. Meclis Kararlarını usulüne uygun olarak ilan edilmesini temin etmek ve Meclis Üyelerine duyurulmasını sağlamak
14. Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek ve mevzuatın uygulanmasını sağlamak
15. Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerini düzenli bir şekilde tutmak
16. İl Encümen Üyelerinin kayıt işlemlerini tutmak
17. Encümene ait raportörlük hizmetlerini yürütmek
18. Encümen toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak
19. Encümen Başkanının gözetimi doğrultusunda Encümen Gündemini hazırlamak
20. Hazırlanan gündemi Encümen Üyelerine dağıtmak
21. Encümene görüşülmek üzere gönderilen ancak usul ve esas yönünden eksik belgeleri gerçekleri ile birlikte ilgili birimlere geri göndermek
22. Tamamlanan evrakları Encümen Gündemine alınmasını sağlamak
23. Encümen Toplantıları konusunda ilgilileri haberdar etmek ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak
24. Encümende alınan kararları varsa muhalefet şerhleri ile beraber Encümen Karar Defterine kayıt etmek ve üyelerin imzalamasını sağlamak
25. Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak
26. Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak
27. Encümen gündemini üyelere bir gün önceden tebliğ etmek
28. Benzeri konularda mevzuat doğrultusunda verilecek, diğer görevleri yapmak veya yaptırmak
29. Cimer müracaatlarını cevaplamak, Valilik web sayfasında bulunan Açık Kapı müracaatlarının değerlendirilmesini sağlamak ve bunların dosyalanıp arşivlenmesini sağlamak.
30. İl Özel İdaresine gelen evrakların havalesini yapmak.
31. İşlerin zamanında, etkili, verimli ve ekonomik olarak gerçekleştirilmesi konusunda tedbirler almak.
32. Birimin hizmet ve görev alanına giren programların hedef yılı içerisinde tamamlanabilmesi için gerekli çalışmaları yapmak  ve denetimi gerçekleştirmek.
33. Görev alanına giren tüm iş ve işlemlere ait bilgi, belge ve dokümanları muhafaza etmek, mevzuata uygun arşivlemek ve denetime hazır hale getirerek ilgilisine sunmak.
34. Müdürlüğün çalışmaları ile ilgili faaliyet raporunu hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.