
GIYASETTİN DAĞ
Yazı İşleri Müdürü
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV TANIMI:
Elazığ İl Özel İdaresi’nin Yazı İşleri Müdürlüğüne ilişkin görevlerinin planlanması yürütülmesi koordine edilmesi ve denetlenmesinden sorumlu birimdir.
GÖREVLERİ:
- İl Genel Meclis Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek
- İl Genel Meclisi, Meclis Komisyonlarına ait raportörlük hizmetlerini yürütmek
- Meclis Toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak
- Meclis toplanma duyurularının ilgililere ulaştırılmasını sağlamak
- Toplantı gündem ve eklerini divana düzenli bir şekilde sunmak
- Meclis Başkanlığınca Komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek
- Komisyonlarca yazılacak raporları düzenlemek ve kaydını yapmak
- Rapor ve eklerinin çoğaltılmasını sağlamak
- Raporları Meclis Üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtımını yapmak
- Meclis oturumlarının ses ve görüntü kayıt cihazları ile kaydını yapıp zabıta geçirilmesini sağlamak
- •Zabıtlara uygun olarak Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek meclis kâtip başkanına imzalattırılmasını sağlamak
- Meclis Kararlarını Valiliğe süresi içinde sunmak ve takip etmek
- Meclis Kararlarını usulüne uygun olarak ilan edilmesini temin etmek ve Meclis Üyelerine duyurulmasını sağlamak
- Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek ve mevzuatın uygulanmasını sağlamak
- Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerini düzenli bir şekilde tutmak
- İl Encümen Üyelerinin kayıt işlemlerini tutmak
- Encümene ait raportörlük hizmetlerini yürütmek
- Encümen toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak
- Encümen Başkanının gözetimi doğrultusunda Encümen Gündemini hazırlamak
- Hazırlanan gündemi Encümen Üyelerine dağıtmak
- Encümene görüşülmek üzere gönderilen ancak usul ve esas yönünden eksik belgeleri gerçekleri ile birlikte ilgili birimlere geri göndermek
- Tamamlanan evrakları Encümen Gündemine alınmasını sağlamak
- Encümen Toplantıları konusunda ilgilileri haberdar etmek ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak
- Encümende alınan kararları varsa muhalefet şerhleri ile beraber Encümen Karar Defterine kayıt etmek ve üyelerin imzalamasını sağlamak
- Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak
- Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak
- Encümen gündemini üyelere bir gün önceden tebliğ etmek
- Benzeri konularda mevzuat doğrultusunda verilecek, diğer görevleri yapmak veya yaptırmak
- Cimer müracaatlarını cevaplamak, Valilik web sayfasında bulunan Açık Kapı müracaatlarının değerlendirilmesini sağlamak ve bunların dosyalanıp arşivlenmesini sağlamak.
- İl Özel İdaresine gelen evrakların havalesini yapmak.
- İşlerin zamanında, etkili, verimli ve ekonomik olarak gerçekleştirilmesi konusunda tedbirler almak.
- Birimin hizmet ve görev alanına giren programların hedef yılı içerisinde tamamlanabilmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve denetimi gerçekleştirmek.
- Görev alanına giren tüm iş ve işlemlere ait bilgi, belge ve dokümanları muhafaza etmek, mevzuata uygun arşivlemek ve denetime hazır hale getirerek ilgilisine sunmak.
- Müdürlüğün çalışmaları ile ilgili faaliyet raporunu hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.