Yazı İşleri Müdürlüğü
GIYASEDDİN DAĞ
Yazı İşleri Müdürü
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV TANIMI:
Elazığ İl Özel İdaresi’nin Yazı İşleri Müdürlüğüne ilişkin görevlerinin planlanması yürütülmesi koordine edilmesi ve denetlenmesinden sorumlu birimdir.
GÖREVLERİ:
• İl Genel Meclis Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek
• İl Genel Meclisi, Meclis Komisyonlarına ait raportörlük hizmetlerini yürütmek
• Meclis Toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak
• Meclis toplanma duyurularının ilgililere ulaştırılmasını sağlamak
• Toplantı gündem ve eklerini divana düzenli bir şekilde sunmak
• Meclis Başkanlığınca Komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek
• Komisyonlarca yazılacak raporları düzenlemek ve kaydını yapmak
• Rapor ve eklerinin çoğaltılmasını sağlamak
• Raporları Meclis Üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtımını yapmak
• Meclis oturumlarının ses ve görüntü kayıt cihazları ile kaydını yapıp zabıta geçirilmesini sağlamak
• Zabıtlara uygun olarak Meclis Kararlarını yazmak, kontrol etmek meclis kâtip başkanına imzalattırılmasını sağlamak
• Meclis Kararlarını Valiliğe süresi içinde sunmak ve takip etmek
• Meclis Kararlarını usulüne uygun olarak ilan edilmesini temin etmek ve Meclis Üyelerine duyurulmasını sağlamak
• Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek ve mevzuatın uygulanmasını sağlamak
• Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerini düzenli bir şekilde tutmak
• İl Encümen Üyelerinin kayıt işlemlerini tutmak
• Encümene ait raportörlük hizmetlerini yürütmek
• Encümen toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak
• Encümen Başkanının gözetimi doğrultusunda Encümen Gündemini hazırlamak
• Hazırlanan gündemi Encümen Üyelerine dağıtmak
• Encümene görüşülmek üzere gönderilen ancak usul ve esas yönünden eksik belgeleri gerçekleri ile birlikte ilgili birimlere geri göndermek
• Tamamlanan evrakları Encümen Gündemine alınmasını sağlamak
• Encümen Toplantıları konusunda ilgilileri haberdar etmek ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak
• Encümende alınan kararları varsa muhalefet şerhleri ile beraber Encümen Karar Defterine kayıt etmek ve üyelerin imzalamasını sağlamak
• Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak
• Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak
• Encümen gündemini üyelere bir gün önceden tebliğ etmek
• Benzeri konularda mevzuat doğrultusunda verilecek, diğer görevleri yapmak veya yaptırmak
• Bimer müracaatlarını cevaplamak
• Dilek ve şikâyet kutusuna gelen talepleri raporlamak
