DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV  TANIMI

Elazığ İl Özel İdaresi'nin Destek Hizmetleri Müdürlüğü ilişkin görevlerinin planlanması yürütülmesi koordine edilmesi ve denetlenmesi işlerinden sorumlu birimdir.

GÖREVLERİ

BİLGİ İŞLEM BİRİMİ:

1. İl Özel İdaresinin tüm bilgi işlem faaliyetlerinin planlaması, yönlendirilmesi ve koordinasyonunu sağlamak.

2.  E-devlet projesi kapsamında yapılacak iş ve işlemlerin kontrolü ve yürütülmesini sağlamak.

3.  5651 Sayılı yasa gereği logları tutmak.

4. İdarenin tüm birimlerinin bilişim teknolojisine ait her türlü malzeme, program ve sistem kurulumlarının şartnamelerinin hazırlanması, bakım, onarım ve güncelleme sözleşmelerini yapmak.

5. İdarenin tüm birimlerinde kullanılan bilişim malzemelerinin bakım ve onarımını yapmak veya yaptırmak.

6. İdaredeki tüm birimlerin telefon hatlarının bakım ve onarımı, santral hizmetini yürütmek.

7. Güvenlik hizmetleri ile ilgili teknik destek sağlamak.

İHALE BİRİMİ:

1. İhale komisyonlarını oluşturmak, ihale ilanlarını yapmak, ilandan sonra ihale komisyonu üyelerine ihale işlem dosyası vermek,  ihale sürecindeki yazışmaları yapmak.

2. İhaleyi yaptıran müdürlükle her türlü koordinasyonu sağlamak, ihale gününden önce tüm belge, form ve dokümanları hazırlamak, ihale oturumunu organize etmek.

3. İhalenin gerçekleşmesinden sonra Komisyon Kararı, Kesinleşen İhale Kararı, Sözleşmeye Davet Mektubu gibi formları düzenlemek ve süresi içinde onaylatmak, Kesinleşen İhale Kararı, Sözleşmeye Davet Mektubu formlarını ilgili yerlere göndermek.

4. İhale kararı ile ilgili itirazları süresi içinde incelemek ve cevaplandırmak.

5.  Sözleşmenin idare ve yüklenici tarafından imzalanmasını sağlamak.

LOJMAN TAHSİS BİRİMİ:

1. Personelin lojman taleplerinin alınmasını, değerlendirilmesini, tahsisini sağlamak.

2. Lojman kullanım sürelerinin takip edilmesini ve süre sonunda tahliye edilmesini sağlamak.

3. Lojmanlardaki arızalarla ilgili taleplerin alınmasını sağlamak ve arızaların giderilmesine ilişkin işlemleri koordine etmek.

4. Lojmanlara ilişkin mevzuat ile ilgili çalışmaların yürütülmesini sağlamak.

SATIN ALMA VE AMBAR HİZMETLERİ BİRİMİ:

1. Satın alma ile ilgili talepleri almak ve değerlendirmek.

2. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 d. maddesine göre satın alınan malzemelerin depolama ve istek yapan birimlere verilmesi işlemlerinin takip ve kontrolünü yapmak.

3. İhale ile yapılacak satın almalar dışındaki doğrudan teminle veya istisna kapsamında olan mal ve hizmetlerin piyasa araştırmasını yaparak alımını gerçekleştirmek.

4. Hizmet alımında; ilgili fatura gelince muayene ve kabulünü yaptıktan sonra ödenmek üzere Mali Hizmetler Birimine göndermek,  Mal alımında; gelen fatura içeriğinin muayene ve kabulünü yapıp Taşınır İşlem Fişi düzenlenmek üzere ayniyat ve ambar işlerinin yapıldığı birime faturayı iletmek.

5. Satın alınan malzemenin, ambara girmeden doğrudan teslimi yapılacaksa ilgili müdürlüğe, ambara alınacaksa ambar memurluğuna iletilmesini sağlamak.

6. Harcama birimince edinilen taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.

7. Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır hesap yetkilisine (Mali Hizmetler Müdürlüğüne) göndermek.

8. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak.

9. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

10. Yıl sonunda ambar sayım kurulu ve sayım ekibi kurup, ambar sayımlarını yapmak.

11. İl Özel İdaresine ait birimlerin (Valilik, Vali Konağı dahil) telefon, elektrik, su ve doğalgaz gibi hizmet bedellerinin takibi ve zamanında fatura ödemelerini yapmak.

12. Vali Konağı ve Valilik Makamına mal ve malzeme alımına ilişkin iş ve işlemleri yapmak.

TESİS BAKIM-ONARIM HİZMETLERİ BİRİMİ:

1. Özel İdare hizmet binalarına ait her türlü bakım, onarım işlerini yapmak, yaptırmak.

2. Kalorifer dairesinin temizliği, kazanın yakılması ve kullanılmasını talimat dahilinde özen ile yerine getirilmesini sağlamak.

3. Soğutma sistemini (chiller) devreye almak, talimat dahilinde işletmesini sağlamak.

4. Asansör bakım onarımlarını yapmak yaptırmak, talimat dahilinde işletmesini sağlamak.

GÜVENLİK  HİZMETLERİ BİRİMİ:

1. İl Özel İdaresi ve bağlı birim, tesis ve teşekkülleri yangın, sabotaj, hırsızlık gibi olaylara karşı korunması amacıyla; vardiyalar halinde nöbet hizmetlerini koordine etmek, nöbetçileri (Bina ve Mal Bakıcıları) denetlemek, takip ve kontrol etmek.

2. Tasarruf açısından açık musluk ve elektrik kalmamasına dikkat edilerek her gün mesai bitiminde kontrolünü sağlamak.

3. Bina giriş çıkışlarının güvenlik personeli tarafından kontrol edilip, giren kişilerin xray cihazından geçirilerek kontrolü sonrası binaya girmesini sağlamak.

İLAÇLAMA BİRİMİ